KPI betekenis
In het Engels spreekt men ook over een KPI of meerdere KPI’s en dan staan de letters voor Key Performance Indicators. Kritieke Prestatie-Indicatoren waarmee het succes en de weg daarnaartoe gemeten kunnen worden, is voor ieder bedrijf van belang.
Uitleg over de betekenis van KPI
Met een KPI of Kritieke Prestatie-Indicator kun je de voortgang meten van het bedrijf, een afdeling, een team binnen de organisatie of een individuele medewerker. De voortgang is concreet en meetbaar en hiermee kun je dus bepalen welke zaken er goed gaan en welke zaken de aandacht vereisen. Uiteindelijk is het de bedoeling dat je met de gestelde KPI’s resultaten boekt die je bijvoorbeeld aan het begin van een periode hebt vastgelegd.
KPI opstellen volgens het SMART-principe
KPI’s worden opgesteld op basis van het SMART-principe. KPI’s moeten Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realiseerbaar en Tijdgebonden zijn. Het is belangrijk om bij het opstellen van KPI’s de focus te leggen op bepaalde onderdelen die voor het succes kunnen zorgen. Dat kan organisatiebreed zijn, maar je kunt ook voor individuele afdelingen, teams en medewerkers KPI’s opstellen.
Werken met KPI’s
Het is populair om met KPI’s te werken, omdat je voor aanvang van een vaste periode doelstellingen kunt vastleggen. Door KPI’s op te stellen werk je gezamenlijk naar hetzelfde doel en is de progressie daarnaartoe concreet en meetbaar. Het geeft je als organisatie ook de mogelijkheid om bij te sturen als dat mogelijk is of om doelstellingen op tijd bij te stellen als ze toch niet te realiseren zijn. Echter is het niet de bedoeling dat een doelstelling wordt aangepast. De KPI moet ervoor zorgen dat iedereen zich ook voor de volle 100% inzet om het doel te bereiken.
KPI en beloningssystemen
Bij een aantal bedrijven is het ieder jaar weer een vervelend discussiepunt tussen medewerker en werkgever: het salaris. Werkgevers vinden dat ze na een uitstekende prestatie een salarisverhoging verdienen, terwijl werkgevers logischerwijs niet happig zijn om salarissen te verhogen. Soms kiezen bedrijven om een beloningssysteem te koppelen aan de KPI’s. Met andere woorden: als een medewerker zijn KPI haalt, kan hij of zij bijvoorbeeld 2% salarisverhoging verdienen. Of een lager percentage als de KPI’s slechts gedeeltelijk zijn behaald.
Voorbeeld van een KPI voor het bedrijf
Een duidelijk voorbeeld van een KPI voor een bedrijf is bijvoorbeeld dat de organisatie in het komende boekjaar 10% omzetstijging wilt realiseren. Het is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers om aan deze KPI te werken en deze beoogde doelstelling te halen. Soms moet een operationeel manager of directeur de progressie monitoren en actie ondernemen wanneer dat nodig is, als bijvoorbeeld een board of directors de KPI hebben opgesteld.
Voorbeeld van een KPI voor de afdeling sales
Voor een afdeling sales kan een bedrijf verschillende KPI’s opstellen. Bijvoorbeeld om in de komende maand minstens 10 nieuwe klanten te werven, om in het komende kwartaal het aantal goedgekeurde offertes met 5% te laten stijgen of om bijvoorbeeld een margestijging van 10% te realiseren. De afdeling sales moet collectief aan de gestelde doelen werken en zijn ook eindverantwoordelijk dat de juiste stappen worden gezet om de doelen te realiseren.
Voorbeeld van een KPI voor de afdeling marketing
Voor een afdeling marketing kunnen er compleet andere KPI’s worden opgesteld. Ze krijgen bijvoorbeeld als KPI dat ze 5% meer campagnes moeten voeren dan in de maand daarvoor of ze krijgen als doel om bijvoorbeeld het verkeer naar de website met 30% te verhogen. Duidelijke voorbeelden van KPI’s die voor een afdeling marketing kunnen worden opgesteld.
Voorbeeld van een KPI voor de afdeling finance
Ook voor een afdeling finance zijn KPI’s op te stellen. Een belangrijke KPI kan bijvoorbeeld zijn dat in het aankomende kwartaal de debiteuren-omzet met 10% wordt verhoogd of dat de netto winstmarge met 15% moet stijgen.
Voorbeeld van een KPI voor het warehouse
Voor het warehouse (of het magazijn) zijn ook duidelijke doelen te stellen. Een goede KPI voor de afdeling logistiek zou kunnen zijn om het aantal pakketten dat per uur verwerkt wordt te verhogen met 5%. Uiteraard moet er altijd rekening gehouden worden met dat KPI’s meetbaar, duidelijk en ook te realiseren zijn.
Voorbeeld van een KPI voor een medewerker
Een individuele medewerker kan volgens KPI’s werken. Vaak worden deze KPI’s afgestemd op de persoon. Een KPI kan bijvoorbeeld zijn dat iemand in een werkuur zijn arbeid met een aantal procent verhoogt. Een KPI kan ook zijn dat bijvoorbeeld een verkoper in de komende maand 10% meer omzet moet realiseren of bijvoorbeeld 3 nieuwe klanten heeft geworven.
Het verschil tussen KPI en KSF
Naast de term KPI bestaat ook de term KSF die in grote lijnen lijkt op die van een KPI. KSF staat voor Kritische Succes Factoren waarmee belangrijke elementen voor het succes van het bedrijf worden aangeduid. Een duidelijk voorbeeld van een KSF is bijvoorbeeld dat de klanttevredenheid met een gemiddelde waardering van 0,5 cijfer moet stijgen. De KPI’s die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn bijvoorbeeld het aantal terugkerende klanten en het aantal klachten dat binnenkomt. Op die manier kan aan 2 kanten gemeten worden en bepaald worden of een gestelde doelstelling kan worden gehaald.
Business Intelligence software
Het opstellen van KPI’s is een ding, maar de progressie monitoren en vastleggen is iets anders. Voor het opstellen, vastleggen en het monitoren van KPI’s heb je een Business Intelligence Software nodig. In deze apps en programma’s kun je de progressie van de opgestelde KPI’s monitoren met behulp van een overzichtelijk dashboard. Met als doel om een afdeling of een medewerker te complimenteren voor het goede werk dat wordt verricht of om bij te sturen als een doelstelling gevaar dreigt te lopen. Doorgaans is er altijd ruimte voor verbetering en kunnen de aandachtspunten in een open dialoog besproken worden. Met hetzij een afdelingshoofd, een compleet team of een individuele medewerker.