Debiteuren betekenis
Nadat er een tweezijdige overeenkomst wordt gesloten is er sprake van twee betrokken partijen. Het gaat hierbij enerzijds om de schuldeiser, de partij die de dienst of het product heeft geleverd en anderzijds om de schuldenaar. De debiteur of schuldenaar is altijd de partij die nog moet betalen. In de boekhouding van een bedrijf staat elke klant dus aangegeven als debiteur.
Dubieuze debiteuren
Steeds vaker is het zo dat er binnen bedrijven een lijst wordt bijgehouden met zogenaamde ‘dubieuze debiteuren’. Het betreft hier een lijst waar klanten aan worden toegevoegd die bijvoorbeeld met (tijdelijke) betaalproblemen kampen. Ook klanten die een ontvangen factuur betwisten nadat het werk op een correcte manier werd afgeleverd komen vaak op deze lijst terecht. Het aanleggen van een dergelijke lijst met dubieuze debiteuren gebeurt voornamelijk omdat bedrijven zo een zogenaamde dubieus verlies kunnen inschatten. Werd het geschil of probleem met de dubieuze debiteur uiteindelijk alsnog correct opgelost? Dan is het aan het bedrijf zelf om te beslissen of ze hem of haar van de dubieuze debiteurenlijst afhaalt of niet.
Debiteurenadministratie
In de praktijk wordt vaak duidelijk dat vooral grote bedrijven ervoor kiezen om verschillende soorten administraties bij te houden. Elke administratie richt zich daarbij specifiek op een bepaalde groep contacten. Zo wordt er bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt tussen:
- De debiteurenadministratie voor debiteuren of klanten;
- De crediteurenadministratie voor crediteuren of leveranciers.
Een debiteurenadministratie is in de praktijk eigenlijk zowat hetzelfde als een klantadministratie. Bij het controleren van de balans van een bedrijf wordt duidelijk dat de debiteur zich aan de linkerkant bevindt. Deze kant wordt dan ook zeer toepasselijk de ‘debetkant’ genoemd. De boekhouder gaat er uiteraard steevast vanuit dat de klant zal betalen waardoor het bedrijf dus meer activa of bezit zal krijgen.
Blijft een klant altijd een debiteur?
In veel gevallen is het zo dat de benamingen ‘klant’ en ‘debiteur’ door elkaar worden gebruikt. Er wordt dan ook vaak (al dan niet terecht) gesteld dat elke klant ook altijd een debiteur is en blijft. Dat is eigenlijk niet helemaal correct. De theorie leert ons namelijk dat er om te kunnen spreken van een klant niet perse sprake meer moet zijn van een actuele, openstaande schuld. Voor een debiteur geldt dat wel. We zouden dus eigenlijk kunnen stellen dat klanten niet langer onder de noemer ‘debiteuren’ vallen op het moment dat hun openstaande schulden zijn betaald.
Verschil tussen debiteuren en crediteuren
Ondanks het feit dat een bedrijf zowel debiteuren als crediteuren nodig heeft spreekt het voor zich dat beiden absoluut niet hetzelfde zijn, in tegendeel. Het verschil ziet er als volgt uit:
- Van een debiteur dien je als bedrijf of onderneming geld te ontvangen;
- Aan een crediteur dien je als bedrijf of onderneming geld te betalen.
Ook jouw onderneming kan uiteraard beiden zijn. Je bent immers een debiteur voor jouw leveranciers, maar je bent een crediteur voor jouw klanten.
Het debiteurennummer
Ondanks het feit dat hier geen (wettelijke) verplichting voor geldt is het zo dat alle debiteuren binnen een bedrijfsadministratie doorgaans over een uniek debiteurennummer beschikken. Op deze manier wordt er extra overzicht gecreëerd waardoor er gerekend kan worden op allerhande praktische voordelen. Maak je als bedrijf gebruik van een speciaal boekhoudpakket? Dan zal je vast kunnen stellen dat elke debiteur daarin automatisch een unieke nummer zal ontvangen.
Het beheer van jouw debiteuren
Vaak wordt gedacht dat debiteurenadministratie hetzelfde is als debiteurenbeheer. Dat is echter niet correct. De debiteurenadministratie zorgt ervoor dat je als bedrijf een goed overzicht hebt van jouw debiteuren en de openstaande schulden waarvan sprake is. De voornaamste taak van debiteurenbeheer is evenwel om ervoor te zorgen dat je debiteuren (tijdig) betalen. Er zijn best heel wat verschillende zakken die onder deze vorm van beheer vallen. Denk hierbij aan:
- Het gebruik van een UBL-factuur als extra service;
- Het versturen van herinneringen of aanmaningen;
- Telefonisch contact bij openstaande, vervallen facturen;
- In uiterste noodzaak valt zelfs het aanspannen van een rechtszaak hieronder.
Wil je als bedrijf het debiteurenbeheer niet (helemaal) zelf doen? Dan is het ook mogelijk om deze (gedeeltelijk) uit te besteden. Het is mogelijk om hiervoor een beroep te doen op de diensten van een incassobureau of van een zogenaamde factoringmaatschappij.